Googleドライブ
Googleドライブの使い方を記す。
目次
Googleドライブの開き方
①chromeを必ず使用すること！！（他ブラウザは非推奨）
②新規タブを開き、右上の四角をクリック
③ドライブを選択
④Googleドライブが開けることを確認
マイドライブについて
マイドライブとは、自分が編集できるものが置いてある。
基本的に、マイドライブで作成・アップロードしたものは、自身が「オーナー」になる。
「オーナー」であるものは、他人に「共有」を設定することができる。
PC上のファイルをドラッグすると自分のファイルとしてアップすることが出来る。
逆にダウンロードしたい場合は対象のファイルを右クリックするとダウンロードが可能。
ダウンロード・アップロードはフォルダごとでも可能です。
ドキュメント・スプレッドシート・スライドで開くことが出来るので、各Officeソフトのファイルもアップ可能です。
共有アイテム
共有アイテムとは、他の人が「共有」してきたファイルなどが格納される場所である。
共有アイテムにあるファイルなどは、右クリックからマイドライブに追加をしていくと後述で使用するツールで便利になるため、積極的に追加してください。
また、ブラウザのBlackMenuの「共有アイテム」からも確認できます。
共有方法（アカウント編）
共有の操作はスプレッドシート・ドキュメント・スライド等、大体のGoogleアプリは同様です。
編集画面にの右上に表示されている「共有」か、対象ファイルを右クリックして「共有」を選択。
「ユーザー」の欄に名前かグループ名を入れる。
登録済みのグループはこちら
ペンマークを開くと付与する権限が選択できます。
「通知」にチェックが入っていると、相手に共有したことがお知らせされるので、必要がなければチェックを外してください。
一通り確認したら「送信」をクリックで共有が開始されます。反映に時間がかかるときもあるので、すぐ表示されないときは数分待ってから開いてみてください。
・URLのリンクを送りたいとき
クリックするだけでファイルを開けるようリンクを送りたい場合のやり方です。
共有設定右上の「共有可能なリンクを取得」がありますが、これだと外部にも共有してしまう可能性が出てくるので触らないでください。
その代わりに右下の「詳細設定」から設定します。
「共有リンク」の欄に表示されているURLをコピーして送ってください。
その際、アクセスできるユーザーが「特定のユーザーが～」になっていることを確認してください。
それ以外になっていると、外部に共有している可能性があるので注意してください。
また、共有されているユーザーも確認してください。
共有で権限を与えていない人は、リンクをクリックしても開けません。
ちなみに、自分のチャットワークなどに自分で作ったファイルのURLを貼り付けると、そのリンクからファイルを開くことが出来ます。
個人のパスワードなどは、誰とも共有せずに、この方法で管理するのがおすすめです。
共有方法（URL編）
以下の操作は禁止する。
上記のだらしない共有の数はユーザ別に検知できるので、定期的に状況確認を行う。
共有設定の変更
GSuiteでは、後からオーナー権限を変更することが可能です。
また、所有者になにかあった際も、Googleドライブの中身は他のアカウントに移動させることも可能なので、ひとまずは製作者がオーナーでも大丈夫です。
ただ、オーナーがファイルを削除してしまったり、アカウントの移動に失敗すると、完全にファイルが削除されすべての人が見れなくなってしまうので、重要なファイルは特定の人をオーナーに設定したほうがいいかもしれません。
オーナー権限の変更についてはこちら 共有ファイルの権限譲渡
また、共有しているユーザーの権限なども変更することが可能です。
共有しているファイルを右クリック＞共有...を選択
詳細設定をクリック
権限を変更していく
検索について
共有やファイルの作成をしていくと、ファイル数が多くなりどのファイルが誰のものか把握しづらくなってきます。
そんなときはファイルの検索に条件を指定することでファイルの確認がしやすくなります。
検索ボックス横のプルダウンから、ファイルの種類やオーナー、保存場所など細かく条件指定して検索することができます。
容量について
現在、契約しているプランは、1アカウント30GBまでGoogleドライブにファイルなどを格納できるプランである。
Businessプランに上げたので、容量の制限はなくなった。 １人あたり１日の最大アップロード容量は750GB、１人あたりの保有ファイル最大数は40万ファイル。
googleドライブ デスクトップ
このアプリはBusinessアップグレード後に廃止されました。 インストールされている端末からは削除してください。 通常のアプリ一覧ではなく、旧コントロールパネルのアプリ一覧にしか表示されません。
ドライブファイルストリーム
従来のデスクトップアプリに替わり、ストリーミング形式の共有アプリが推奨される。 必要なファイルだけをダウンロードし、ストレージ容量を無駄に消費しない。 また、共有ドライブはこのアプリでないと参照できない。
インストールするとWindowsの場合、Gドライブを共有ドライブとして表示する。 Macはドライブをマウントする形になる。
Dropboxからのデータ移動
上記手順で同期したGoogleドライブのフォルダに、とりあえずのダウンロード先として「Dropbox」のフォルダを作成します。
Dropboxのホームでファイルとフォルダを全選択してダンロード。
ダウンロード先をGoogleドライブに作成した「Dropbox」フォルダにして「保存」します。
※ダウンロードしたzipファイルをそのまま解凍すると日本語部分が文字化けするので以下の方法で解凍します。
zipファイルを右クリックして、プログラムから開く→エクスプローラー
エクスプローラーが開いたら全選択してコピー。Dropboxフォルダに戻って貼り付け。
貼り付けが終わったらzipファイルは処分して構いません。
この方法だと文字化けせずフォルダ構成もそのままにGoogleドライブにファイルを持ってくることが出来ます。
移動が終わったら、DropboxフォルダからGoogleドライブ内にフォルダを移動して整理を行ってください。
